Arhivarea documentelor
aRHIVIS ofera solutii eficiente si sigure de externalizare a serviciilor de arhivare. Operatiunea de prelucrare arhivistica reprezinta o actiune vasta si bine structurata. Conform legislatiei in vigoare (legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare), procesul de prelucrare arhivistica se desfasoara in mai multe etape.
Prima etapa a prelucrarii, este intocmirea nomenclatorului arhivistic, in situatia in care acesta nu exista. Orice unitate creatoare de documente, fie ca este vorba despre o institutie publica sau o societate comerciala trebuie sa isi intocmeasca propriul nomenclator arhivistic. Un nomenclator arhivistic se constituie pe structura organigramei si cuprinde toate tipurile de documente create de fiecare departament in parte si termenele de pastrare a fiecarui document.
O a doua etapa este reprezentata de ordonarea documentelor. In cadrul acestei operatiuni, documentele sunt sortate pe ani, compartimente, iar in cadrul acestora, pe tipuri de probleme.
Odata sortate documentele, se va analiza continutul dosarelor, stabilindu-se indicativul din nomenclator si termenul de pastrare.
Dupa realizarea operatiunilor mai sus mentionate, urmeaza alte tipuri de actiuni cum ar fi: constituirea unitatilor arhivistice, numerotarea documentelor, certificarea filelor din dosare, etichetarea, sigilarea si inventarierea dosarelor constituite in format fizic ( registru inventar de depozit si registru de evidenta curenta) si in format electronic (CD/DVD).
O etapa importanta o constituie selectionarea documentelor cu teremene de pastrare expirate.
Acestea vor fi inventariate si dupa aprobarea de catre Arhivele Nationale a lucrarii de selectionare, documentele vor fi predate spre casare.
Ultima etapa reprezinta aranjarea la raft a dosarelor si intocmirea ghidului topo al depozitului de arhiva.
