Glosar de termeni

Acces. Posibilitatea de a utiliza documentele dintr-un fond, reglementata de obicei de anumite reguli si conditii.

Autorul. Persoana fizica sau juridica responsabile pentru continutul intelectual al unui document; a nu se confunda cu creatorul documentelor.

Colectie. O grupare artificiala de documente, acumulate in baza anumitor caracteristici comune, fara a acorda importanta provenientei acelor documente. A nu se confunda cu fondul arhivistic.

Creator. Persoana juridica, familia sau persoana care a creat, adunat si/sau pastrat documentele ca urmare a activitatii personale sau organizationale. A nu se confunda cu colectionarul.

Custodie. Responsabilitatea pentru ingrijirea documentelor, bazata pe posesia lor fizica. Custodia nu include intotdeauna proprietatea juridica sau dreptul de a controla accesul la documente.

Descriere arhivistica. Crearea unei reprezentari fidele a unei unitati de descriere si a partilor sale componente (daca exista), prin captura, analizarea, organizarea si inregistrarea informatiilor care servesc la identificarea, administrarea, localizarea si explicarea materialului arhivistic, a contextului si a sistemului de documente/recorduri care a produs-o. Termenul descrie de asemenea si produsul procesului.

Document. Informatie inregistrata de orice gen si pe orice fel de suport, creata sau primita si pastrata, de catre o organizatie sau o persoana fizica, in operatiunile de afaceri sau in desfasurarea activitatii.

Dosar. O grupare organizata de documente, puse impreuna fie de creator pentru uzul curent, fie in procesul ordonarii arhivistice, pentru ca se refera la acelasi subiect, activitate sau operatiune. Dosarul este in mod obisnuit unitatea de baza intr-o serie de documente.

Evaluare. Procesul de stabilire a perioadei de pastrare/retinere a documentelor.

Fond arhivistic. Totalitatea documentelor, indiferent de gen sau suport, create de o maniera organizata si/sau acumulate si folosite de o persoana fizica, familie sau persoana juridica in cursul desfasurarii activitatii si functiilor respectivului creator.

Gen. O clasa de documente care se diferentiaza pe baza unor caracteristici fizice (de ex. acuarela, desen) si/sau intelectuale (de ex. jurnal, registru etc.) ale documentului. (form).

Instrument de evidenta. Termenul cel mai larg ce acopera orice descriere sau mijloc de referinta facut sau primit de un serviciu de arhiva in cursul realizarii controlului administrativ si intelectual asupra materialului arhivistic.

Nivel de descriere. Pozitia unitatii de descriere in ierarhia unui fond.

Ordonarea. Procesele fizice si intelectuale si rezultatele analizarii si organizarii documentelor in conformitate cu principiile arhivistice.

Piesa. Cea mai mica unitate arhivistica, indivizibila intelectual, de pilda o scrisoare, un memorandum, un raport, fotografie, o inregistrare sonora.

Preluare. Receptia ulterioara a unui material arhivistic, care se alatura astfel unei unitati de descriere care exista deja in depozit.

Provenienta. Relatia dintre documente si organizatiile sau persoanele care le-au creat, acumulat, si/sau pastrat si folosit in desfasurarea activitatii persoanei fizice sau juridice.

Punct de acces. Un nume, termen, cuvant cheie, fraza sau cod care pot fi folosit pentru a cauta, identifica si localiza o descriere arhivistica.

Serie. Documente ordonate in conformitate cu un sistem de clasare sau pastrate ca o structura, deoarece rezulta din acelasi proces de acumulare sau clasare sau din aceeasi activitate; au un gen specific; sau datorita unor alte relatii care rezulta in urma crearii, primirii sau folosirii. O serie este cunoscuta si sub numele de serie de documente.

Sub-fond. O subdiviziune a unui fond, continand un corp de documente conexe, corespunzatoare unei subdiviziuni in organizatia sau agentia creatoare sau, cand aceasta nu este posibila, unor grupari geografice, cronologice, functionale sau altele asemenea, ale materialului insusi. Cand organismul creator are o structura ierarhica complexa fiecare subfond are cat de multe sub-fonduri subordonate sunt necesare pentru a reflecta nivelurile structurii ierarhice ale primei unitati administrative subordonate.

Suport. Materialul fizic, containerul si/sau purtatorul in/sau pe care informatia este inregistrata (de ex. tablite de lut, papirus, hartie, pergament, film, banda magnetica)

Titlu. Un cuvant, fraza, caracter sau grup de caractere care denumeste o unitate de descriere.

Titlu dedus. Un titlu dedus de arhivist pentru o unitate de descriere care nu are un titlu oficial.

Titlu oficial. Titlul care poate fi observat pe sau in materialul arhivistic descris.

Unitate de descriere. Un document sau un set de documente in orice forma fizica, tratate ca o unitate, si in consecinta formand baza unei singure descrieri.